El de adquisición es el coste de realizar pedidos, es decir, de todo el proceso administrativo contable (comprar, recibir, controlar, pagar, etc.). Entre ellos se encuentran: costes de compras, procesamiento de facturas, descuentos por cantidad y ahorros por fletes. Tienen un comportamiento variable decreciente.
Los costes de tenencia son los que resultan de mantener las existencias, e incluyen espacios físicos (almacenes), manejo de materiales, deterioro, seguridad, limpieza, estanterías, etc., y los intereses sobre los fondos de capital invertidos en inventarios. Su comportamiento es variable creciente: a mayor cantidad de existencias, este costo crece.
Se calcula generalmente en términos de tasa:
Costos de tenencia / costo de materia prima a almacenar
Para la selección de estos artículos, se cuenta con el criterio ABC o gráfica de Pareto que permite, frente a un número importante de casos, determinar cuáles son los de mayor significación.
El ABC es un criterio empírico que define que generalmente el 20% o 30% de ciertos fenómenos provocan el 70% u 80% de los acontecimientos. Entonces, ubicando aquellos (20% ó 30%) estamos controlando el mayor impacto (70% u 80%).
Una de las decisiones en la gestión de materiales es cuánto adquirir cada vez que se formalice una compra. Esta cantidad se denomina lote económico (q), que es la cantidad que conviene comprar periódicamente para optimizar los costos de adquisición y tenencia que demanda la gestión de inventarios.
Fórmula:
q =(2.Q.P/c.i)1/2
Q = consumo del período
P = costo de adquisición
c = costo unitario de la pieza
i = costo de tenencia (calculado en forma de tasa)
Esta fórmula se deduce de:
Costo de tenencia: (q/2) c.i, siendo q/2 el stock promedio
Costo de adquisición: (Q/q).P, siendo Q/q el número de compras
Costo total = costo de tenencia + costo de adquisición
Que, precisamente, hace su punto mínimo en el mismo nivel que:
Costo de tenencia = costo de adquisición
A partir de esta igualdad:
(q/2).c.i = (Q/q).P
se despeja:
q = q (q/c). (P/i)
A partir de este lote económico, se puede calcular:
- Número de compras: N = Q/q = consumo del período / lote económico.
- Frecuencia de compras. Fr = 365 / número de compras.